Para poder confiar nos dados da sua empresa: controle, acompanhe e, mais importante, estabeleça metas.
Em quantos encontros, reuniões, dentre outras situações você recebeu um relatório e por um momento desconfiou da veracidade dos dados? Pois bem, você não está sozinho! Esta situação é mais comum do que se imagina, independente do tamanho da empresa. A desconfiança proporciona tomada de decisões baseadas no “feeling”, experiência ou outro método empírico.
Para ilustrar a situação acima, imagine que você está dirigindo um automóvel por uma estrada conhecida e de repente uma neblina muito forte aparece, impedindo-o de ter uma visão nítida. A partir do “feeling” e da experiência, você sabe que em algum momento terá que virar à esquerda se não quiser cair num precipício à frente.
Mas em qual momento você deve virar? Imagine que para piorar o velocímetro travou, o medidor de combustível não pára de oscilar e todas as luzes se apagaram. O que faço agora? Estaciono o carro em algum lugar seguro? Será que o combustível atual será o suficiente para passar pela neblina? Enfim, uma decisão difícil diante da desconfiança dos dados divulgados pelo painel do veículo, não acha?
E na sua empresa? Como conseguiria aumentar a confiabilidade dos dados demonstrados nos diversos relatórios para a correta tomada de decisão?
O primeiro passo está na definição do que você quer controlar e enxergar para fazer com que a sua empresa cresça de forma sustentável; e lembre-se: é necessário ter os indicadores essenciais, nem mais nem menos, aquilo que realmente importará para a sua gestão do dia a dia, da semana, do mês, do ano.
Feito isto o passo seguinte é entender “COMO” coletará os dados. Em diversas ocasiões presenciamos a tentativa de primeiro definir campos de relatórios, coletar dados sem critérios definidos e depois identificar quais seriam os indicadores preenchidos, desta forma utilizará o método da tentativa e erro que, por sinal, é muito mais oneroso, não recomendo.
Vale a pena ressaltar que diversos controles são de responsabilidade e autoridade dos seus gestores. Portanto, delegue!
Outra dica: inicie de forma simples, solicite entre dois ou três indicadores por gestor e observe se está encadeado com os indicadores essenciais para a gestão, crescimento e sobrevivência da organização.
Caso tenha dúvida por onde iniciar, recomendo elaborar um fluxo de caixa consistente conciliando sempre com a conta corrente da organização, já será um ótimo começo e se conseguir projetar as entradas e saídas para o futuro, melhor ainda.
Imagine agora que você está para iniciar uma reunião com a área comercial entendendo como estão as vendas do bimestre, poderia ser outra área, no entanto para exemplificar comecemos com a locomotiva da empresa.
O seu gestor começa a explicar que as vendas iniciaram o ano com excelentes resultados, no entanto você como presidente e ou empreendedor faz apenas uma pergunta: “Os valores são o que faturamos em dezembro e recebemos em janeiro, ou são das vendas realmente realizadas em janeiro?” A partir disto, começa a famosa justificativa: “Veja bem…”. Deste ponto em diante você já não começa a prestar atenção, dado um bloqueio mental de desculpas que o seu cérebro já estabeleceu, após uns 2 minutos, vem a segunda pergunta: “O valor está no regime de caixa, ou seja, o que recebemos em janeiro ou competência o que realmente foi gerado no mês ?” Com isto, a justificativa piora e demora uns 30 minutos.
Portanto, para aumentar a confiabilidade dos dados, primeiro identifique os controles essenciais, como são gerados e o mais importante: utilize, critique, acompanhe, cruze os dados e nunca se esqueça de estabelecer metas.
Com isto os ajustes imprescindíveis serão feitos e a base de tudo estará sólida o suficiente para que você e sua equipe invistam tempo em outros temas, ao invés de corrigir dados.
Edu Bezerra é CEO da Exection, e conta com mais de 20 anos de experiência em impulsionar organizações.